การทำงานให้โดน

ผมได้มอบหมายงานให้น้องๆ ที่ทำงาน  เขียนบทความเพื่อนำลงเว็ปไซค์  ซึ่งผมเองก็ต้องทำด้วย  ผมก็เลยนึกถึงหนังสือที่เคยอ่านเล่มหนึ่งขึ้นมา นั่นคือ กินกบตัวนั้นซะ eat that frog (ผมขอไม่ลงลึกในรายละเอียดของหนังสือเล่มนี้นะครับ  แต่เป็นหนังสือที่น่าอ่านอย่างยิ่งครับ)  ในหนังสือเล่นนี้กล่าวถึงว่า  ถ้าเราจำเป็นต้องกินกบตัวหนึ่ง  ซึ่งยังไงๆ แล้วก็ต้องกินอยู่ดี  จะมัวรอช้าอยู่ใยก็กินมันเลยซิ  โดยหนังสือได้เปรียบกบที่ต้องกินคืองานที่เราต้องทำ  ถ้าเรามีงานที่จำเป็นต้องทำอยู่แล้ว  จะมาพลัดวันประกันพรุ่งอยู่ทำไม  เราก็ควรลงมือทำมันให้เสร็จโดยเร็วจริงมั้ยครับ   คราวนี้ถ้าเรามีงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จอยู่มากมาย แน่นอนอยู่แล้วว่าส่วนใหญ่ทุกคนจะเป็นอย่างนั้น   คราวนี้ถ้าลุยทำงานไปมันจะดีแน่หรือ  คำตอบมันก็แล้วแต่บุคคลและสถานการณ์   ถ้างานไม่มากมาย(เมือเทียบกับเวลา)ลุยทำไปเรื่อย ๆ ก็เสร็จ   แต่ถ้างานมันค่อนข้างเยอะเมื่อเทียบกับเวลา สิ่งที่ผมใช้เปรียบเทียบคือ เวลา นะครับ เพราะเป็นสิ่งเดียวที่ทุกคนมีเท่ากัน  1 วัน 24 ชั่วโมง เหมือนกันหมดทุกคน  คราวนี้เราก็ต้องวางแผนกันหน่อยว่าเราจะทำอะไรยังไงบ้าง เพราะมันจะทำให้ใช้เวลาที่เรามีได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ถ้าพูดถึงเรื่องการวางแผนการทำงาน   เราควรจะต้องรู้ก่อนว่างานที่เราทำ  เราจะจัดลำดับความสำคัญอย่างไรบ้าง   เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจผมขออ้างการแบ่งงานที่เราๆ ท่านๆ พอจะทราบกันอยู่แล้ว คือการแบ่งงานตามความสำคัญแร่งด่วน

รูปที่ 1 การแบ่งงานตามความสำคัญ เร่งด่วน

คราวนี้เราพอจะรู้แล้วว่ามีงานประเภทไหนบ้าง  เราควรให้ความสำคัญกับงานประเภทไหนอย่างไร  ถ้าจะให้อธิบายให้เห็นภาพ  ผมขอยกเรื่องราวที่ผมได้รับทราบมาในอินเตอร์เน็ตนี่ละครับ(ถ้าต้องการอ่านแบบเต็มๆ ให้รบกวนพิมพ์ใน Google ว่า “เมื่อขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา” นะครับ) โดยขงเบ้งได้เปรียบเทียบถังเหล็กเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง  ก้อนกรวดเปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และน้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ซึ่งแน่นอนที่คนส่วนใหญ่จะให้ความสำคัญกับก้อนกรวด(งานที่สำคัญและเร่งด่วน)เป็นหลัก  แต่พิจารณาดูให้ดีว่า ถ้าในถังใส่แต่ก้อนกรวด  ก็จะไม่มีที่ว่างให้ใส่ก้อนหิน(งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน)ได้  ซึ่งจริงๆ  แล้วเราหารู้ไม่ว่าก้อนกรวดนั้นก็คือก้อนหินที่ย่อยลงมา  แต่ถ้าเราเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่  โดยใส่ก้อนหินลงไปในถังก่อน  ช่องว่างระหว่างก้อนหินเราสามารถใส่ก้อนกรวดลงไปได้  ช่องว่างระหว่างก้อนกรอดเราก็ยังสามารถใส่ทรายลงไปได้อีก  สุดท้ายสามารถเติมน้ำให้เต็มถังได้ในที่สุด

การบริหารเวลาของขงเบ้ง
งาน	เร่งด่วน	ไม่เร่งด่วน
สำคัญ	ก้อนกรวด	ก้อนหิน
	วิกฤติการณ์	โครงการใหม่หรือการริเริ่มใหม่
	ปัญหาทีประชิดตัว	กฎ ระเบียบ
	งานที่มีกำหนดแน่นอน	การปฏิรูปประสิทธิภาพการผลิต
		การสร้างความสัมพันธ์กับหุ้นส่วน
		มาตรการป้องปราม
ไม่สำคัญ	เม็ดทราย	น้ำ
	รับรองแขกที่ไม่ได้รับเชิญ	งานจุกจิกทั่วไปที่ทำหรือไม่ทำก็ได้
	จัดการกับจดหมาย เอกสาร หรือโทรศัพท์ทั่วไป	กิจกรรมที่น่าสนใจทั่วไป
	เข้าประชุมทั่วไป
	การประชุมและกิจการรมทั่วไปที่ไม่สำคัญ

ประเด็นของความติดนี้อยู่ที่ว่า  อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด อะไรคือทราย และอะไรคือน้ำ หมายถึงเราต้องแบ่งแยกประเภทของงานให้เป็น  เมื่อแบ่งแยกได้แล้วก็ควรรู้ว่าจะใส่อะไรเข้าไปก่อนหลัง หมายถึงการเลือกจัดการงานไหนก่อนหลัง  ซึ่งวิธีการดังกล่าวสามารถประยุกต์ใช้ได้กับการทำงาน  ชีวิต ครอบครัว ทุกอย่าง  แต่ต้องปรับเรื่องสำคัญเร่งด่วนให้เหมาะสมกับแต่ละคนนะครับ   อีกเรื่องหนึ่งที่ผมอยากนำเสนอคือเรื่องของเทคโนโลยี  เทคโนโลยีทำให้การทำงานเราง่ายขึ้นมากกว่าแต่ก่อน  ไม่ว่าการส่งเมล์เป็นเสียง การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆ เทมเพลตที่อยู่เยอะแยะในโลกอินเตอร์เน็ต ของพวกนี้ทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น  ถ้าเราสามารถใช้มันได้อย่างถูกต้องเหมาะสม  แน่นอนล่ะครับว่ามันต้องเสียเวลาเรียนรู้กันบ้าง  แต่ถ้าเราเปิดใจเรียนรู้ไม่ปฏิเสธ  จะพบว่าสิ่งที่ว่ายากนั้นไม่ยากเท่าไหร่หรอกครับ  และผลลัพธ์จากการใช้เทคโนโลยีที่ว่าจะน่าทึ่งเป็นอย่างยิ่ง อย่ากลัวครับ eat that frog มันเลยครับ

ทำงานให้สนุก

สวัสดีครับ ^^
Susin J.